6 | Governance
Inhoud
Inleiding
Onder governance verstaan we de inrichting van de rollen, taken, verantwoordelijkheden en spelregels die nodig is voor het beheer en de doorontwikkeling van het Twiin Afsprakenstelsel. Een randvoorwaarde voor elk afsprakenstelsel is een goede besturing op de inzet, doorontwikkeling, het beheer en het controleren van de afspraken. In een afsprakenstelsel staat wie de betrokken partijen vertegenwoordigen en ook de inbreng en besluitvorming moet transparant en open toegankelijk zijn. De governance van Twiin bepaalt ook hoe partijen waarborgen dat alle deelnemende organisaties voldoen en blijven voldoen aan de afspraken. Daaronder valt onder andere het maken van contractuele afspraken en de toetsing van de Twiin Voorwaarden. Een goede inrichting van de governance draagt bij aan het vertrouwen in het Twiin Afsprakenstelsel.
Op deze pagina volgt eerst een kort overzicht van de verschillende rollen in het Twiin Afsprakenstelsel. Daarna wordt uitgelegd hoe de Twiin Deelnemer (de zorgaanbieder) zich verbindt aan het Twiin Afsprakenstelsel door éénmalig de Twiin Deelnemersovereenkomst te tekenen. Vervolgens volgt een uitleg over de verklaringen die de GtK Leverancier, GtK Beheerder en Twiin Dienstverlener ondertekenen en waarmee zij committeren aan het Twiin Afsprakenstelsel. Dan wordt uitgelegd hoe validatie is ingericht, waarbij validatie het doel heeft om de naleving te borgen. Als laatste volgt uitleg over de wijze waarop partijen inspraak hebben bij de doorontwikkeling van het Twiin Afsprakenstelsel.
Rollen en actoren
Het Twiin Afsprakenstelsel gaat uit van de volgende rollen en actoren:
Het Twiin Bestuur is het organisatieonderdeel van de Twiin Organisatie dat eindverantwoordelijk is voor het beheer en de doorontwikkeling van het Twiin Afsprakenstelsel. Vooralsnog is dit de stuurgroep van het programma Twiin. Vooruitlopend op definitieve besluitvorming over de positie van het Twiin Afsprakenstelsel in stelselregie heeft VZVZ aangegeven bereid te zijn om als Twiin beheerorganisatie op te treden. In de stuurgroep V&V (inmiddels DTO) van 29 juni 2023 is afgesproken dat VZVZ voorlopig een aantal operationele beheertaken oppakt. De beheerstaken blijven initieel beperkt tot contractbeheer (ondertekenen van de deelnemersovereenkomsten) en worden gefaseerd uitgebreid al naar gelang het tempo waarin de opschaling van de implementatie plaatsvindt. Op termijn wordt de rol van Twiin Bestuur ingevuld door een eigenaarsraad met vertegenwoordigers van de twee Overlegtafels die benoemd zijn in het Reglement. Die eigenaarsraad zal dan worden ondergebracht bij een bestaande of een nog op te richten rechtspersoon.
De Twiin Deelnemer die binnen de kaders van het Twiin Afsprakenstelsel gegevens uitwisselt met andere Twiin Deelnemers.
De Twiin Dienstverlener die diensten aanbiedt aan één of meer Twiin Deelnemers zoals omschreven in het Twiin Afsprakenstelsel, waaronder het begeleiden van de Twiin Deelnemer bij de implementatie, beheer en ontwikkeling van één of meer zorgtoepassingen binnen een regio en/of binnen een categoraal netwerk en het ondersteunen van de Twiin Deelnemer om te voldoen aan het Twiin Afsprakenstelsel.
De GtK Beheerder die beheertaken uitvoert ten aanzien van een GtK zoals omschreven in het Twiin Afsprakenstelsel, waaronder het inrichten van een servicedesk.
De GtK Leverancier is de leverancier van een applicatie die een intentieverklaring heeft getekend om te komen tot validatie voor één of meer zorgtoepassingen, dan wel beschikt over een gevalideerd GtK.
Bovenstaand figuur laat zien hoe de verschillende rollen zich tot elkaar verhouden. Centraal staan de Twiin Dienstverleners die gegevens uitwisselen door middel van een GtK. De figuur toont dat de Twiin Dienstverlener naast de Twiin Deelnemer staat om te begeleiden bij de implementatie van één of meer zorgtoepassingen. Verder laat de figuur zien dat er ruimte is voor verschillen in de wijze waarop partijen samenwerken. De GtK leverancier kan ook het beheer op zich nemen, terwijl het ook mogelijk is dat er een afzonderlijke partij is die het beheer op zich neemt. Deze krijgt dan de rol van GtK Beheerder.
Deelnemersovereenkomst
Inspanningsverplichting
De Twiin Deelnemer (de zorgaanbieder) tekent de Twiin Deelnemersovereenkomst met de Twiin Organisatie. Een Twiin Deelnemer kan eventueel een Twiin Dienstverlener machtigen om dit namens hem te doen. Na toetreding kan de Twiin Deelnemer uitwisselen volgens het éénhandtekeningprincipe met andere Twiin Deelnemers die voldoen aan dezelfde Samenwerkingsvoorwaarden. De Twiin Dienstverlener houdt bij welke andere Twiin Deelnemers voldoen aan dezelfde Samenwerkingsvoorwaarden. Door het tekenen van de Deelnemersovereenkomst is de Twiin Deelnemer gehouden om om toe te werken naar validatie voor één of meerdere zorgtoepassingen (inspanningsverplichting). Vanaf validatie moet de Twiin Deelnemer voldoen aan alle Twiin voorwaarden en kan de Twiin Deelnemer landelijk gegevens uitwisselen.
Eénhandtekeningprincipe
De governance is zo ingericht dat gaandeweg meer deelnemers kunnen aansluiten. Deze opzet betekent dat deelnemende partijen éénmaal een Twiin Deelnemersovereenkomst ondertekenen en daarmee ook akkoord gaan met toetreding van nieuwe leden en nieuwe versies van het Twiin Afsprakenstelsel. Zo voorkomen we dat het toetreden van nieuwe Twiin Deelnemers en de release van nieuwe versies van het Twiin Afsprakenstelsel leiden tot het steeds opnieuw tekenen van overeenkomsten met nieuwe deelnemers. Bovendien is de governance zo ingericht dat Twiin Deelnemers ruimte hebben om toe te groeien naar validatie.
Voorwaarden
De Twiin Deelnemer zorgt ervoor dat per zorgtoepassing één Twiin Dienstverlener is aangewezen die de voorwaarden Twiin Dienstverlener vervult, waaronder het beheer van de Samenwerkingsvoorwaarden voor Twiin Deelnemer. Twiin Deelnemer zorgt dat de Twiin Organisatie beschikt over de contactgegevens van de door haar ingeschakelde Twiin Dienstverlener(s) en stelt de Twiin Organisatie op de hoogte als sprake is van een wisseling.
Twiin Deelnemer zorgt ervoor dat de voorwaarden Twiin Dienstverlener zijn belegd en ook de voorwaarden GtK beheer. Als de Twiin Deelnemer een externe partij inschakelt voor GtK beheer, maakt Twiin Deelnemer zelf passende afspraken met deze partij.
In veel gevallen zal de Twiin Deelnemer zelf al afspraken gemaakt hebben met externe partijen die de rol vervullen van Twiin Dienstverlener en/of GtK Beheerder. Zo niet, dan kan de deelnemer gebruikmaken van de modelovereenkomsten die Twiin beschikbaar heeft gesteld. De Twiin Deelnemer kan de modelovereenkomsten ook gebruiken om bestaande afspraken te toetsen. Het gaat om de Dienstverleningsovereenkomst en Beheerovereenkomst. Deze modelovereenkomsten zijn op te vragen via info@twiin.nl.
Verklaringen
Verklaring Twiin Dienstverlener
De Twiin Dienstverlener ondertekent de Verklaring Twiin Dienstverlener. Daarin verklaart deze partij dat hij de taken en verantwoordelijkheden op zich te neemt zoals die in het Twiin Afsprakenstelsel voor deze rol staan beschreven. De Twiin Organisatie onderschrijft met het ondertekenen van de verklaring dat de diensten die de Twiin Dienstverlener aanbiedt, passend zijn om invulling te geven aan zijn rol zoals omschreven in het Twiin Afsprakenstelsel.
De Twiin Deelnemer kan ook de rol van Twiin Dienstverlener vervullen voor zichzelf en voor andere Twiin Deelnemers.
Het proces voor het tekenen van een Verklaring Twiin Dienstverlener is beschreven op de pagina Verkrijgen verklaring Twiin Dienstverlener.
Verklaring GtK Beheerder
Welke partijen kunnen de rol uitvoeren van GtK Beheerder? Twiin Deelnemer kan besluiten om de taken en verantwoordelijkheden van de GtK Beheerder geheel of ten dele zelf uit te voeren of hierover afspraken te maken met de GtK Leverancier. De Twiin Deelnemer kan ook besluiten om een aparte GtK Beheerder in te schakelen. Als de GtK Beheerder een rol krijgt en betrokken wil worden bij de doorontwikkeling van het Twiin Afsprakenstelsel op basis van het Reglement, is vereist dat GtK Beheerder de Verklaring GtK Beheerder tekent met de Twiin Organisatie. Daarin verklaart de aspirant GtK Beheerder dat hij de taken en verantwoordelijkheden op zich te neemt zoals die in het Twiin Afsprakenstelsel voor zijn rol staan beschreven. De Twiin Organisatie onderschrijft met de verklaring dat de diensten die de GtK Beheerder aanbiedt, passend zijn om invulling te geven aan hun rol zoals omschreven in het Twiin Afsprakenstelsel.
Het proces voor het tekenen van een Verklaring GtK Beheer is beschreven onder het menu Verkrijgen verklaring GtK Beheerder.
Intentieverklaring GtK Leverancier
Een leverancier die een applicatie of functionaliteit wil laten valideren als GtK, tekent eerst een Intentieverklaring met de Twiin Organisatie waarin is bepaald dat de leverancier zich inspant om zo goed mogelijk te voldoen aan het Twiin Afsprakenstelsel.
Validatie
Validatie is de manier waarop is geborgd dat het GtK en de Twiin Deelnemer voldoen aan alle voorwaarden.
Validatie Twiin Deelnemer. Als 8.2.1 | Valideren Twiin Deelnemer met goed gevolg is doorlopen voor één of meer zorgtoepassingen, voldoet de Twiin Deelnemer voor die zorgtoepassing(en) aan alle voorwaarden van het Twiin Afsprakenstelsel voor landelijke uitwisseling van gegevens. De Twiin Deelnemer verkrijgt een bewijs van validatie. De Twiin Dienstverlener ondersteunt de Twiin Deelnemer bij het doorlopen van het groeipad richting validatie. De Twiin Deelnemer maakt gebruik van een GtK en doorloopt zelf ook het validatieproces.
Validatie GtK. Als 8.2.2 | Valideren GtK met goed gevolg is doorlopen, voldoet de applicatie aan alle eisen om te kunnen gebruiken voor uitwisseling op basis van het Twiin Afsprakenstelsel.
Bovenstaand figuur laat zien hoe de verschillende rollen zich tot elkaar verhouden bij het tekenen van de Deelnemersovereenkomst, de verklaringen en de validatie.
Releasebeleid en Reglement
Het 6.4 | Releasebeleid bepaalt hoe vaak wijzigingen door middel van een nieuwe release kunnen worden doorgevoerd en welke versies geldig zijn. In het 6.5 | Reglement is uitgewerkt hoe de relevante stakeholders worden betrokken bij de verdere ontwikkeling van het Twiin Afsprakenstelsel. In het Reglement is vastgelegd op welke manier partijen worden gerepresenteerd en kunnen meebeslissen over wijzigingen in Twiin Afsprakenstelsel. De Twiin Organisatie als beheerder van het Twiin Afsprakenstelsel spant zich in om ervoor te zorgen dat de vertegenwoordiging helder is en de inbreng en besluitvorming transparant en open toegankelijk voor de Twiin Deelnemers, Twiin Dienstverleners, GtK Beheerders en GtK Leveranciers. Het Reglement legt vast hoe de besluitvorming verloopt ten aanzien van het vaststellen van nieuwe releases van het Twiin Afsprakenstelsel.