6.5 | Reglement
Artikel 1. Definities
In dit Reglement hebben begrippen de betekenis die daaraan is toegekend in de lijst met begrippen van het Twiin Afsprakenstelsel. In dit Reglement worden daarnaast een aantal andere begrippen gebruikt, telkens aangeduid met een hoofdletter, met de volgende betekenis:
Overlegtafel: duidt op de Overlegtafel Twiin Deelnemers en Twiin Dienstverleners en/of de Overlegtafel GtK’s.
Overlegtafel Twiin Deelnemers en Twiin Dienstverleners: de overlegtafel zoals uitgewerkt in artikel 3 van dit Reglement.
Overlegtafel GtK’s: de overlegtafel zoals uitgewerkt in artikel 4 van dit Reglement.
Artikel 2. Achtergrond en doel
In het Reglement is uitgewerkt hoe de vertegenwoordiging van Twiin Deelnemers, Twiin Dienstverleners, GtK Beheerders en GtK Leveranciers is geregeld bij de besluitvorming over de verdere ontwikkeling van het Twiin Afsprakenstelsel, waaronder bij het vaststellen van nieuwe releases van het Twiin Afsprakenstelsel in overeenstemming met het Twiin releasebeleid.
Artikel 3. Overlegtafel Twiin Deelnemers en Twiin Dienstverleners
Alle Twiin Deelnemers die de Deelnemersovereenkomst hebben getekend en alle Twiin Dienstverleners die de verklaring Twiin Dienstverlener hebben getekend, nemen deel aan de Overlegtafel Twiin Deelnemers en Twiin Dienstverleners. Als meer dan twintig Twiin Deelnemers de Deelnemersovereenkomst hebben getekend, overleggen zij of aanpassing van dit Reglement nodig is.
Artikel 4. Overlegtafel GtK's
Alle leveranciers die een intentieverklaring hebben getekend om te komen tot validatie voor één of meer zorgtoepassingen, dan wel beschikken over een gevalideerde GtK-applicatie en alle GtK Beheerders die de verklaring GtK Beheerder hebben getekend, nemen deel aan de Overlegtafel GtK’s. Indien de Overlegtafel GtK’s meer dan twintig leden heeft, overleggen zij of aanpassing van dit Reglement nodig is.
Artikel 5 Vergaderingen
a. Voor iedere Overlegtafel geldt dat er een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter is die met meerderheid van stemmen wordt aangewezen door de leden van de desbetreffende Overlegtafel.
b. Iedere Overlegtafel vergadert minimaal één keer per geplande release of zo veel vaker als de voorzitter dit nodig acht. Ieder lid van een Overlegtafel kan hiertoe een verzoek indienen. De voorzitter stelt de agenda vast. De agenda wordt uiterlijk een week van tevoren gedeeld met alle leden. Vaste agendapunten zijn: vaststellen nieuwe release en planning voor de eerstvolgende release.
c. De notulen, inclusief besluitenlijst worden gedeeld binnen een week na afloop van de vergadering. Leden die zelf geen zitting hebben in de Overlegtafel maar zich laten vertegenwoordigen, kunnen binnen een week na ontvangst van de besluitenlijst bezwaar maken tegen een beslissing.
d. Iedere Overlegtafel wordt ondersteund door een secretaris, welke wordt geleverd door de Twiin Organisatie.
Artikel 6. Taken
Iedere Overlegtafel heeft de volgende taken:
Adviseren van het Twiin Bestuur over strategische en tactische keuzes inzake doorontwikkeling en toepassing van het Twiin Afsprakenstelsel.
Adviseren van het Twiin Bestuur over implementatievraagstukken die impact hebben op het Twiin Afsprakenstelsel.
Inbrengen van expertise zodanig dat het Twiin Bestuur geïnformeerde en gedragen besluiten kan nemen over het vaststellen van een nieuwe release en het plannen van een eerstvolgende release.
Artikel 7. Besluiten
a. De besluiten van de beide Overlegtafels betreffen in ieder geval advies over vaststellen van een nieuwe release en advies over de onderwerpen voor een eerstvolgende release. De Twiin Organisatie kan bij het vaststellen van een nieuwe release alleen gemotiveerd afwijken van een advies van een Overlegtafel, behalve voor zover artikel 7.b en/of 7.c van toepassing is.
b. In geval van een negatief advies van een Overlegtafel dient de Twiin Organisatie een aangepast voorstel in waarin recht wordt gedaan aan de bezwaren zoals verwoord in het negatieve advies. Beide Overlegtafels krijgen vervolgens minimaal 30 dagen gelegenheid om nogmaals advies uit te brengen. In het geval één van beide Overlegtafels over het herziene voorstel een negatief advies afgeeft, roept de Twiin Organisatie beide Overlegtafels gezamenlijk bijeen om een oplossing te zoeken waarmee beide Overlegtafels akkoord gaan. In het geval er geen oplossing wordt gevonden die door beide Overlegtafels gedragen is, neemt het Twiin Bestuur zo nodig een beslissing die zo goed mogelijk recht doet aan de belangen van beide tafels.
c. De Overlegtafel Twiin Deelnemers heeft instemmingsrecht als het gaat om een besluit om het Twiin Afsprakenstelsel zo aan te passen dat andere deelnemers dan zorgaanbieders zoals bedoeld in de Wet kwaliteit klachten en geschillen in de zorg toe kunnen laten treden tot het Twiin Afsprakenstelsel.
Artikel 8. Wijze van besluitvorming
a. Reguliere besluitvorming is bij voorkeur op basis van consensus. Wanneer dit niet mogelijk blijkt, worden reguliere besluiten genomen met meerderheid van stemmen. Negatieve adviezen over (een deel van) een nieuwe release worden genomen met minimaal tweederde van de stemmen en worden voorzien van een onderbouwing en - voor zover mogelijk - een alternatief voorstel.
b. Bij afwezigheid kan een lid van de Overlegtafel zijn standpunt ten aanzien van een of meerdere agendapunten of voorliggende besluiten, voorafgaand schriftelijk, via e-mail of telefonisch kenbaar maken aan de voorzitter of secretaris, in welk geval de voorzitter dit mee zal nemen bij de stemming over de betreffende agendapunten. Een lid van een Overlegtafel kan zich tijdens een vergadering ook laten vertegenwoordigen door een van de andere leden van de desbetreffende Overlegtafel. Dit dient voorafgaand aan de vergadering per mail aan de secretaris te worden medegedeeld.
Artikel 9. Wijziging en aanvulling Reglement
a. De beide Overlegtafels evalueren jaarlijks de werking van dit Reglement. Wijzigingen van dit Reglement zijn mogelijk conform het Twiin releasebeleid.
b. Een Overlegtafel kan aanvullende bepalingen vaststellen welke alleen gelden voor die Overlegtafel. Bij tegenstrijdigheid met de algemene bepalingen in dit Reglement, prevaleren de algemene bepalingen.