6.1 | Deelnemersovereenkomst

Twiin Deelnemersovereenkomst 

Partijen: 

1. [Naam Twiin Organisatie], gevestigd aan de [straat] te [postcode] [plaatsnaam], rechtsgeldig vertegenwoordigd door […] (hierna te noemen “Twiin Organisatie”);  

en 

2. [Zorgaanbieder], gevestigd te […], rechtsgeldig vertegenwoordigd door […] (hierna te noemen “[Deelnemer]”); 

hierna afzonderlijk te noemen ‘Partij’ en gezamenlijk te noemen ‘Partijen. 

Overwegingen: 

A. Deelnemer wil toetreden tot het Twiin Afsprakenstelsel, een landelijk afsprakenstelsel op basis waarvan verschillende organisaties veilig en betrouwbaar gegevens kunnen uitwisselen over bestaande zorgnetwerken, platformen en voorzieningen heen. Het gaat hierbij om databeschikbaarheid door middel van raadplegen en door middel van verzenden. 

B. Deelnemer erkent de Twiin doelstellingen, de Twiin principes en het juridische kader van het Twiin Afsprakenstelsel en is bereid daarnaar te handelen;  

C. Na toetreding kan Deelnemer onder regie van de Twiin Dienstverlener uitwisselen volgens het éénhandtekeningprincipe met andere Twiin Deelnemers die voldoen aan dezelfde Samenwerkingsvoorwaarden, zoals hieronder gedefinieerd. Het éénhandtekeningprincipe betekent dat de Deelnemer éénmalig deze Overeenkomst tekent en daarmee partij wordt bij het Twiin Afsprakenstelsel samen met alle andere Twiin Deelnemers; 

D. Deelnemer erkent dat voor landelijke uitwisseling met alle Twiin Deelnemers de Samenwerkingsvoorwaarden niet afdoende zijn en deelnemer verbindt zich onder regie van de verlener zo snel mogelijk te komen tot naleving van de Twiin Voorwaarden;  

E. Deelnemer heeft de intentie om zich te laten valideren volgens het Proces Validatie, zoals hieronder gedefinieerd. Voor zover er nog geen implementatiehandleiding is voor de specifieke zorgtoepassing waar Deelnemer gebruik van wil maken, is Deelnemer bereid mee te helpen bij het ontwikkelen daarvan;  

F. Na validatie kan Deelnemer komen tot landelijke uitwisseling op basis van het Twiin Afsprakenstelsel met alle aangesloten organisaties en heeft Deelnemer zekerheid dat deze voldoen aan het Twiin Afsprakenstelsel;  

G. De Twiin Organisatie beheert het Twiin Afsprakenstelsel en faciliteert de verdere ontwikkeling daarvan en sluit daarbij voor de verschillende Zorgtoepassingen aan op de uitwerking van de onder de Wegiz aangewezen gegevensuitwisselingen. 

Komen hierbij overeen: 

1. Definities en hiërarchie overeenkomst 

a. De volgende begrippen hebben voor het doel van deze Overeenkomst de volgende betekenis: 

i. Bewijs van Validatie: het bewijs dat aan Deelnemer wordt verstrekt van het succesvol doorlopen van het Proces Validatie; 

ii. Deelnemer: de partij die is toegetreden tot het Twiin Afsprakenstelsel; 

iii. GtK-applicatie: een applicatie die functionaliteit biedt voor gegevensuitwisseling; 

iv. GtK Beheerder: een organisatie die verantwoordelijk is voor het technisch beheer over de GtK Applicatie(s); 

v. Overeenkomst: de onderhavige overeenkomst; 

vi. Proces Validatie: het proces zoals Twiin Deelnemers dat doorlopen om vast te stellen of zij voldoen aan de Twiin Voorwaarden die gelden voor landelijke uitwisseling zoals opgenomen in de vigerende versie van het Twiin Afsprakenstelsel;  

vii. Reglement: het reglement waarin is vastgelegd hoe de vertegenwoordiging van de Twiin Deelnemers is geregeld voor de besluitvormingsprocedure over nieuwe releases; 

viii. Samenwerkingsvoorwaarden: de voorwaarden die beschrijven in hoeverre sprake is van een afwijking van de Twiin Voorwaarden en die worden opgenomen in een bijlage bij deze Overeenkomst;  

ix. Twiin Afsprakenstelsel: set van afspraken, procedures en regels op het gebied van organisatie, besturing, toezicht, beheer, architectuur, toepassingen en techniek op basis waarvan Twiin Deelnemers landelijk gegevens uit kunnen wisselen waarbij dit stelsel releasematig wordt ontwikkeld en waarvan de vigerende versie gepubliceerd is op de website www.twiin.nl; 

x. Twiin Dienstverlener: een implementatie- en kennispartner die de regie voert op de implementatie, beheer en ontwikkeling van Zorgtoepassingen en die één of meer Twiin Deelnemer(s) ondersteunt om te voldoen aan het Twiin Afsprakenstelsel; 

xi. Twiin Deelnemer: organisatie die is toegetreden tot het Twiin Afsprakenstelsel; 

xii. Twiin Voorwaarden: de voorwaarden voor Twiin Deelnemers die deel uitmaken van de vigerende versie van de het Twiin Afsprakenstelsel; 

xii. Vertrouwelijke Informatie: informatie die in het kader van deze Overeenkomst door Deelnemer en de Twiin Organisatie wordt uitgewisseld waaronder in het kader van toetreding en validatie en die als vertrouwelijk is gemarkeerd of waarvan het vertrouwelijke karakter aan de ontvangende Partij genoegzaam bekend was; 

xiv. Zorgtoepassing: de oplossing voor gegevensbeschikbaarheid ter ondersteuning van een specifiek zorgproces. 

b. De bijlagen vormen een onlosmakelijk deel van deze Overeenkomst.  

2. Beheer Twiin Afsprakenstelsel 

a. Deelnemer is ermee bekend en verklaart zich ermee akkoord dat de Twiin Voorwaarden van tijd tot tijd eenzijdig gewijzigd kunnen worden in het kader van het releasematig beheer van het Twiin Afsprakenstelsel waaronder ook wijzigingen: 

i. op basis van eisen en wensen van alle betrokken stakeholders zoals vertegenwoordigd in de Twiin Organisatie; 

ii. voor zover noodzakelijk door wijziging van wet- en regelgeving; 

iii. voor zover noodzakelijk om te blijven voldoen aan de actuele beveiligingsstandaarden.  

b. Wijzigingen in het Twiin Afsprakenstelsel treden steeds in werking op de wijze als beschreven in het Twiin Afsprakenstelsel. In geval van wijzigingen in de Twiin Voorwaarden is Deelnemer verplicht binnen daarvoor vastgestelde termijnen alle stappen te zetten en alle aanpassingen door te voeren die nodig zijn om te blijven voldoen aan de Twiin Voorwaarden. 

3. Rechten en verplichtingen Deelnemer zonder validatie 

a. Deelnemer gaat deze Overeenkomst aan met het doel om met andere Twiin Deelnemers gegevens van patiënten elektronisch uit te wisselen. Deelnemer is bereid om gegevens uit te wisselen met andere Twiin Deelnemers die dezelfde Samenwerkingsvoorwaarden onderschrijven. 

b. Deelnemer voldoet en blijft voldoen aan alle Twiin Voorwaarden waarvan geen afwijking mogelijk is. Hiermee draagt Deelnemer zorg voor de minimale randvoorwaarden voor uitwisseling van medische gegevens.  

c. Deelnemer erkent dat de Samenwerkingsvoorwaarden niet afdoende zijn voor landelijke uitwisseling van gegevens met alle Twiin Deelnemers. Deelnemer bepaalt in afstemming met de Twiin Dienstverlener met welke Twiin Deelnemers hij uitwisselt op basis van de Samenwerkingsvoorwaarden.   

d. Deelnemer spant zich ervoor in dat de Samenwerkingsvoorwaarden zo min mogelijk afwijken van de Twiin Voorwaarden en laat zich hierbij adviseren en bijstaan door de Twiin Dienstverlener.  

e. Deelnemer zorgt ervoor dat hij zo snel mogelijk voldoet aan alle Twiin Voorwaarden ten einde het Proces Validatie voor minstens één Zorgtoepassing met succes af te ronden. Deelnemer spant zich in om alle stappen te zetten die daarvoor nodig zijn. Deelnemer volgt hierbij het groeimodel dat de Twiin Organisatie hiervoor heeft ontwikkeld en laat zich hierbij ondersteunen door de Twiin Dienstverlener.  

4. Rechten en verplichtingen Deelnemer met Validatie 

a. Zodra Deelnemer gevalideerd is voor een bepaalde Zorgtoepassing, is Deelnemer verplicht voor die Zorgtoepassing: 

i. Aantoonbaar te voldoen aan het Twiin Afsprakenstelsel, waaronder de Twiin Voorwaarden, ook in het geval een voorwaarde niet in de vorm van een verplichting is omschreven;  

ii. Zich te conformeren aan de operationele processen en het beleid van het Twiin Afsprakenstelsel, alsmede de voor de Deelnemer relevante architectuur en technische specificaties; en 

iii. Zijn werkprocessen zodanig in te richten dat die in overeenstemming zijn met alle processen en regelingen zoals die zijn beschreven in het Twiin Afsprakenstelsel; 

iv. Kennis te nemen van de wijzigingen en daarbij behorende release notes van het Twiin Afsprakenstelsel, zodat de Deelnemer steeds van de meeste recente versie van het Twiin Afsprakenstelsel op de hoogte is.  

b. Deelnemer maakt na validatie voor de betrokken Zorgtoepassing enkel gebruik van een GtK-applicatie die aantoonbaar voldoet aan de eisen van het Twiin Afsprakenstelsel. De GtK-applicatie voldoet aantoonbaar aan de eisen van het Twiin Afsprakenstelsel als deze is gevalideerd op basis van het Twiin Afsprakenstelsel. 

c. Deelnemer is gehouden om zich periodiek opnieuw te laten toetsen op naleving van de Twiin voorwaarden, conform de termijnen zoals beschreven in het Proces Validatie. Deelnemer verstrekt aan de Twiin Organisatie alle relevante informatie voor het verkrijgen, behouden en periodiek hernieuwen van het Bewijs van Validatie. 

d. Aan het Bewijs van Validatie kan Deelnemer niet de verwachting ontlenen dat de Deelnemer voldoet aan de voorwaarden van de Overeenkomst. Het blijft te allen tijde de verantwoordelijkheid van de Deelnemer om volledig te voldoen aan alle voorwaarden van de Overeenkomst, waaronder mede begrepen de afspraken uit het Twiin Afsprakenstelsel. 

5. GtK-beheer  

a. Deelnemer zal de benodigde verbindingen tot stand brengen tussen de eigen zorginformatiesystemen en de GtK-applicatie en tussen de eigen GtK-applicatie en die van andere Twiin Deelnemers.  

b. Deelnemer is ervoor verantwoordelijk dat het beheer van de GtK-applicatie adequaat wordt uitgevoerd en dat de voorwaarden van GtK-beheer worden vervuld. Deelnemer kan deze verplichtingen nakomen door een GtK Beheerder in te schakelen.  

c. Als een derde partij in opdracht van Deelnemer persoonsgegevens verwerkt in het kader van deze Overeenkomst, sluit Deelnemer een verwerkersovereenkomst met deze derde partij. 

6. Beheer Samenwerkingsvoorwaarden en rol Twiin Dienstverlener 

a. Deelnemer zorgt ervoor dat er per Zorgtoepassing één Twiin Dienstverlener is aangewezen die de voorwaarden van de Twiin Dienstverlener vervult, waaronder het beheer van de Samenwerkingsvoorwaarden voor Deelnemer. Deelnemer zorgt dat de Twiin Organisatie beschikt over de contactgegevens van de door haar ingeschakelde Twiin Dienstverlener(s) en stelt de Twiin Organisatie op de hoogte als sprake is van een wisseling. 

b. In opdracht van de Deelnemer houdt de Twiin Dienstverlener het overzicht bij van de Twiin Deelnemers waarmee Deelnemer uitwisselt op basis van de Samenwerkingsvoorwaarden.  

c. De Deelnemer beslist zelf om de Twiin Dienstverlener eventueel een mandaat te geven om besluiten te nemen over de vraag met welke andere Twiin Deelnemers de Deelnemer uitwisselt.   

d. De Twiin Dienstverlener geeft advies en doet voorstellen over (het tijdspad voor) de tussenstappen en het tijdspad om afwijkingen zoals omschreven in de Samenwerkingsvoorwaarden zo snel mogelijk te laten vervallen om te zorgen dat deelnemer zo snel mogelijk voldoet aan alle Twiin Voorwaarden. 

e. De Deelnemer kan ook zelf de rol van Twiin Dienstverlener vervullen voor zichzelf en voor andere Twiin Deelnemers. In dat geval, is de Deelnemer zelf gehouden om de voorwaarden van die rol te vervullen.  

7. Taken en verantwoordelijkheden Twiin Organisatie 

a. De Twiin Organisatie is verplicht om het Twiin Afsprakenstelsel te onderhouden, waaronder ook is begrepen het zorgen voor periodieke herziening in lijn met ontwikkelingen in wet- en regelgeving, beveiligings-, kwaliteits- en informatiestandaarden.  

b. De Twiin Organisatie zorgt ervoor dat Twiin Deelnemers zich kunnen laten vertegenwoordigen bij de besluitvorming over wezenlijke wijzigingen in het Twiin Afsprakenstelsel. De Twiin Organisatie zorgt ervoor dat de vertegenwoordiging van deze groepen adequaat is en de besluitvormingsprocedure transparant, zoals omschreven in het Reglement. De Twiin Organisatie zorgt ervoor dat Twiin Dienstverleners en GtK Beheerders in de rol van expert een inhoudelijke bijdrage kunnen leveren.  

c. De Twiin Organisatie faciliteert het Proces Validatie dat Twiin Deelnemers doorlopen. Als Deelnemer voldoet aan de Twiin Voorwaarden verstrekt de Twiin Organisatie aan Deelnemer een Bewijs van Validatie.  

d. De Twiin Organisatie heeft het recht om te controleren op de naleving van de Twiin Voorwaarden door Deelnemer conform het Twiin Afsprakenstelsel, zowel periodiek en bij signalen van niet-naleving.   

e. Indien Deelnemer aantoonbaar niet voldoet aan het Twiin Afsprakenstelsel en/of de overige verplichtingen uit de Overeenkomst, heeft de Twiin Organisatie het recht om het Bewijs van Validatie van de Deelnemer per direct in te trekken tot het moment dat Deelnemer naar het oordeel van de Twiin Organisatie heeft aangetoond dat hij zijn verplichtingen wel nakomt.  

f. De Twiin Organisatie spant zich in om steeds voordat hij gebruikmaakt van de bevoegdheden als beschreven in artikel 7.e in overleg te treden met de Deelnemer, tenzij de aard of de spoedeisendheid van de tekortkoming dat naar het oordeel van de Twiin Organisatie niet toelaten. 

g. Indien de Twiin Organisatie gebruik maakt van het recht als bedoeld in artikel 7.e van de Overeenkomst meldt hij dit onverwijld aan de Deelnemer. 

8. Toetreding nieuwe leden Twiin Afsprakenstelsel  

a. Deelnemer gaat akkoord met toetreding van andere partijen tot het Twiin Afsprakenstelsel.  

b. Het staat Deelnemer vrij individueel afspraken te maken met andere organisaties en samenwerkingsverbanden over elektronische gegevensuitwisseling mits dat geen nadelig effect heeft op de afspraken zoals geregeld in deze Overeenkomst. 

9. Intellectuele eigendomsrechten, publicatie, geheimhouding  

a. Deelnemer verkrijgt een licentie op het gebruik van het Twiin Afsprakenstelsel inclusief alle onderliggende modellen, begeleidende documenten en hulpmiddelen op basis van de Creative Commons licentievoorwaarden getiteld ‘Naamsvermelding-GelijkDelen 4.0 Internationaal’. De volledige licentievoorwaarden zijn beschikbaar via: http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/ .   

b. De Twiin Organisatie heeft het recht om het bestaan van deze overeenkomst, de naam en het logo van Deelnemer in haar communicatiemiddelen te vermelden waaronder op de website voor zover nodig voor de doelstellingen van het Twiin Afsprakenstelsel. Deelnemer heeft enkel het recht om het logo van de Twiin Organisatie te gebruiken om kenbaar te maken dat Deelnemer is toegetreden of gevalideerd conform de publicatierichtlijnen van de Twiin Organisatie en voor overige doeleinden enkel na voorafgaande schriftelijke goedkeuring. 

c. Partijen erkennen het gerechtvaardigde en grote belang bij bescherming van Vertrouwelijke Informatie en Partijen verplichten zich tot strikte geheimhouding hiervan, tenzij een wettelijke plicht of een rechterlijke uitspraak openbaarmaking van deze gegevens gebiedt. Partijen dragen ervoor zorg dat zij deze geheimhoudingsplicht mede opleggen aan hun medewerkers en aan hun eventuele opdrachtnemers. 

d. Deze geheimhouding duurt tot vijf (5) jaar na de beëindiging van deze Overeenkomst. 

10. Kosten en aansprakelijkheid  

a. Partijen dragen ieder de eigen kosten, zowel van ICT-voorzieningen als voor inzet van medewerkers als overige met de samenwerking samenhangende kosten. 

b. Iedere contractuele en buiten-contractuele aansprakelijkheid van de Twiin Organisatie is beperkt tot een bedrag van €10.000,-- per gebeurtenis of reeks van samenhangende gebeurtenissen. De Twiin Organisatie is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade, dat wil zeggen schade verstaan die in een direct en onlosmakelijk verband staat met de schadeveroorzakende gebeurtenis. Iedere aansprakelijkheid van de Twiin Organisatie voor indirecte schade is uitgesloten. Met indirecte schade wordt gedoeld op gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie en schade als gevolg van aanspraken van een patiënt.  

c. De beperking en uitsluitingen van aansprakelijkheid in dit artikel gelden tenzij er sprake is van opzet of grove schuld van de Twiin Organisatie, personeel van de Twiin Organisatie dan wel voor zover enige beperking of uitsluiting rechtens niet is toegestaan. 

d. Partijen stellen elkaar op de hoogte in geval van onderzoek en/of handhaving door een toezichthouder in verband met deze Overeenkomst. Als de medewerking van een andere Partij nodig is in geval van een onderzoek en/of handhaving verplicht deze Partij zich om al het redelijke te doen wat binnen de kaders van deze Overeenkomst verwacht mag worden. 

11. Aanvang, duur, beëindiging en gevolgen van beëindiging 

a. De Overeenkomst gaat in op het tijdstip van ondertekenen en geldt voor een periode die eindigt op één januari van eerstvolgende kalenderjaar. Na verloop van de eerste termijn wordt de overeenkomst telkens met een termijn van twee jaar verlengd.  

b. Deelnemer heeft het recht om deze Overeenkomst op elk moment schriftelijk op te zeggen met een opzegtermijn van minimaal zes (6) maanden. De Twiin Organisatie heeft het recht om deze Overeenkomst op te zeggen met een opzegtermijn van minimaal twaalf (12) maanden als sprake is van zwaarwegende omstandigheden die verhinderen dat zij aan haar verplichtingen kan voldoen, zoals wijzigingen van wet- en regelgeving die de nakoming van de Overeenkomst verhinderen. Op verzoek werkt de Twiin Organisatie in voorkomend geval mee aan een overdracht van haar taken en verplichtingen aan een opvolgende partij en spant zich in om deze overdracht te bewerkstelligen. 

c. Ieder der Partijen is gerechtigd de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden als de andere partij, ook na een deugdelijke schriftelijke ingebrekestelling, stellende een redelijke termijn, toerekenbaar tekort blijft komen in de nakoming van wezenlijke verplichtingen op grond van de Overeenkomst, waaronder is begrepen niet naleving van artikel 2.b van deze Overeenkomst. 

d. De Overeenkomst kan door elk der Partijen met onmiddellijke ingang worden beëindigd jegens de andere Partij, zonder dat een nadere opzegging, ingebrekestelling of rechterlijke uitspraak is vereist, indien deze andere Partij in staat van faillissement wordt gesteld, surseance van betaling wordt verleend, of als zodanig beslag op het geheel of een gedeelte van zijn vermogen wordt gelegd dat nakoming van de verplichtingen uit de Overeenkomst in redelijkheid niet te verwachten is, zijn rechtspersoonlijkheid verliest, wordt ontbonden of wordt geliquideerd. Geen der Partijen zal wegens beëindiging op grond van dit artikellid tot enige schadevergoeding zijn gehouden. 

e. Deelnemer is ook na beëindiging gehouden aan de bewaarplicht van de uitgewisselde informatie en de logging gedurende de wettelijke bewaartermijnen. 

12. Overdracht, meldingsplicht en toepasselijk recht  

a. De Twiin Organisatie is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit deze Overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen. De Twiin Organisatie is tevens gerechtigd deze Overeenkomst door een derde partij over te laten nemen in het kader van de inrichting van stelselregie door VWS en Deelnemer verklaart hierbij reeds nu voor alsdan aan een eventuele overdracht van de Overeenkomst mee te werken. 

b. Deelnemer stelt Twiin Organisatie op de hoogte van een fusie, overname, splitsing en/of wijziging in haar statutaire naam en van alle overige wijzigingen die gevolgen hebben voor de toepasselijkheid van het Bewijs van Validatie. Deelnemer stuurt de notificatie zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen twee weken na afronding.  

c. Op deze Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.  

[ondertekening volgt op een nieuwe pagina] 

Ondertekeningblad 

Aldus opgemaakt en voor akkoord getekend, namens: 

[Statutaire naam Twiin Organisatie] 

[Statutaire naam Deelnemer] 

Bijlage – Samenwerkingsvoorwaarden – in te vullen per Zorgtoepassing

Toelichting:

Per Zorgtoepassing wordt een bijlage toegevoegd aan deze Overeenkomst met daarin de Samenwerkingsvoorwaarden.

De Twiin Dienstverlener beheert de Samenwerkingsvoorwaarden voor Deelnemer en houdt bij met welke andere Twiin Deelnemers de Deelnemer uitwisselt op basis van de Samenwerkingsvoorwaarden.

Zodra de Twiin Deelnemer de Twiin Deelnemersovereenkomst heeft ondertekend, is Deelnemer gebonden aan de Twiin Voorwaarden. De Twiin Voorwaarden geven tot aan validatie ruimte om op een aantal onderdelen te kiezen voor een eigen invulling. Die eigen invulling legt Deelnemer vast in de Samenwerkingsvoorwaarden. De Twiin Dienstverlener beheert de Samenwerkingsvoorwaarden voor Deelnemer.